Hvornår har du sidst kigget på din effektivitet? Hvis du drømmer om en kortere arbejdsuge eller om at nå flere resultater uden at arbejde mere, så er det tid til at kigge på, om du kan gøre noget smartere.
Af Gitte Stounberg
Hvad tænker du, hvis jeg siger “effektivisering?”
For mig er effektivitet og løbende effektivisering det, der gør, at jeg kan arbejde færre timer end de fleste – og stadig opnå resultater i min virksomhed.
Det undrer mig, at mange får negative associationer af ordet effektivisering. For hey. At være effektiv betyder IKKE, at du skal løbe stærkere, end du kan holde til. Det er ligesom ikke særlig effektivt på den lange bane. Til gengæld betyder effektivisering, at du skal arbejde smartere.
Så du kan nå mere på den samme tid. Eller holde mere fri, hvis det er det, du er til.
Her får du 4 af mine bedste råd til at arbejde smartere.
1. Prioritering er afgørende
Hvis du vil ha’ mere ud af din tid, skal du lære at prioritere. Du skal lære at fokusere på de opgaver, som det er absolut afgørende, at du løser, hvis du skal nå dine mål.
Prøv at identificére de 5 vigtigste opgaver i forhold til et konkret mål. Skriv dem ned, og sørg for, at bruge det meste af din arbejdstid på netop disse opgaver. Sørg også for at lade rutineopgaverne fylde mindre. For det er næppe nødvendigt at lære korrektur flere gange på hver eneste mail og rette dine hjemmesidetekster til igen? Og spørgsmålet er også om alle dine kaffemøder og møder bidrager max til at nå dit mål?
Du skal lære at kende forskel nice-to-solve og need-to-solve-to-get-results-now opgaverne.
Så du kan fokusere på det vigtige og skære de opgaver fra, der ikke er absolut nødvendige. Og prøv også at vænne dig til, at en 80% perfekt ofte er super fint.
Læs også hvordan du bliver effektiv med planlægning
2. Brug din energi rigtigt
Er du god til at prioritere din energi i forhold til de opgaver du skal løse? Hvis du er som de fleste, er du typisk allermest frisk i hovedet om morgenen, når du møder ind på arbejde. Derfor er det også det bedste tidspunkt at løse de mere krævende og kreative opgaver.
Skal du ha’ lavet en præsentation, færdiggjort en workshop eller skrevet et nyhedsbrev? Så starten dagen med det.
Create before you consume.
Lad for eksempel være med at starte dagen med at tjekke mails. Der er ingen grund til at bruge din bedste energi på en rutineopgave, du ligeså godt kan lave senere, når du er træt og har brug for noget let.
Læs om at finde balancen mellem struktur og spontanitet
3. Fokusér når du arbejder – og hold pause, når du holder pause
Hvis du bliver afbrudt, mens du arbejder fokuseret på en opgave, så kan det ifølge visse undersøgelser tage op til 20 minutter at komme tilbage til fokus. Og det er spild af tid.
Derfor skal du undgå afbrydelser.
Hvis du bliver afbrudt, mens du arbejder fokuseret på en opgave, så kan det ifølge visse undersøgelser tage op til 20 minutter at komme tilbage til fokus.
Det er ikke sikkert, at du har mulighed for at sætte dig på dit eget kontor i fuldstændig ro, men så ta’ høretelefoner på eller lignende for at signalere, at du ikke kan snakke nu. Sørg også for at slå notifikationer fra mails og diverse sociale medier fra. Og lad være med at begynde at google eller åbne facebook for liiiige at tjekke noget. Pludselig er der gået en halv time, og dét er ikke effektivt.
Hvis du har brug for en pause, så gå en lille tur. Uden din mobil. Så dit hoved kan få ægte ro fra alverdens input og blive klar til at arbejde igen.
Læs også Gitte Stounbergs klumme om at være ambitiøs på deltid
4. Saml opgaverne sammen
Det her kræver lidt planlægning og overblik, men hvis du begynde at samle og bunke samme type opgaver, så kan du virkelig spare meget tid. Fordi du kan løse en opgave hurtigere, når du allerede er inde i den.
Det betyder konkret, at du ikke skal skrive opslag til de sociale medier hver dag. Prøv i stedet at planlægge bare en uge frem og opdag, hvor meget tid du sparer. Det betyder også, at du ikke skal svare på mails løbende igennem dagen eller bogføre løbende efterhånden som kvitteringerne kommer ind og så videre og så videre.
Sæt bestemte tidspunkter af til bestemte opgaver.
Nogle opgaver skal løses hver dag, mens andre ting sagtens kan nøjes med at blive håndteret én gang om ugen eller måske kun én gang om måneden?
Om Gitte Stounberg
Gitte Stounberg er selvstændig og content marketing specialist. Hun har et mål om kun at arbejde 25 timer om ugen, så hun kan have mere tid sammen med sine børn.
Men hun har også ambitioner, og derfor har hun, siden hun blev selvstændig i april 2018, arbejdet løbende med sin effektivitet, så hun også kan nå sine mål.
Følg hende også på LinkedIn og Instagram, hvor hun deler tips til at skrive gode tekster og fortæller om sit liv som ambitiøs selvstændig på deltid.