Overblik over alle opgaver, fordybelse i én opgave ad gangen og en kort pause hver time. Det er nogle af effektiviseringsekspertens råd. På den måde når du mere uden at blive stresset
Af Janni Pilgaard
Flere opgaver på skrivebordet, flere forstyrrelser og en forventning om at nå mere og mere. Lean, effektivisering og nedskæringer har tvunget os til at løbe stærkere og stærkere, og jeg har både selv oplevet og set alt for mange gange, hvordan det at løbe meget stærkere, end man kan holde til, ødelægger hverdagen.
Det virker som om hastighed er et mål i sig selv, men i den sidste ende er det ikke mere effektivt, når så mange bliver syge af at gå på arbejde.
Vi er nødt til at retænke, at vi skal have lynende travlt for at have succes og være ambitiøse
Det er effektiviseringsekspert Marie Litrup fra TimeWellSpent enig med mig i.
”Vi er nødt til at retænke, at vi skal have lynende travlt for at have succes og være ambitiøse”, fortæller hun på Business og Barsels netværksmøde i november 2019 i København, hvor hun holder oplæg om, hvordan vi kan blive mere effektive med planlægning af vores arbejde.
Læs hvordan du finder balancen mellem spontanitet og struktur i hverdagen
Bliv effektiv med planlægning
Marie Litrup er ekspert i effektivisering, og hendes råd stemmer godt overens med, hvordan jeg gerne vil arbejde med effektivitet. Nemlig at vi skal planlægge og holde fokus og bruge vores tid rigtigt i stedet for at løbe hurtigere. Og her er planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet et must.
Hendes råd til dette er:
1. Find et system, der kan rumme alle dine opgaver. Mange har nogle ting i outlookkalenderen, andet på en fysisk to-do liste og noget tredje i en note på telefonen. Når vi samler det hele, får vi det komplette overblik, og det gør det nemmere at planlægge og holde fokus. Hvor du skal samle opgaverne er op til dig selv. For nogle fungerer det bedst med en fysisk notesbog eller kalender, mens andre bruger en eller anden form for timemanagementapp eller online kalender.
2. Only touch one. Løs kun én opgave ad gangen. Selvom vi tror, at vi kan multitaske og hurtigt kommer tilbage til en opgave, selvom vi bliver forstyrret af mails, der popper op, kollegaer, der stiller spørgsmål, eller tanker om at huske at købe mælk på hjemvejen, så forstyrrer det os, og det tager tid at komme tilbage til opgaven, som derved tager længere tid og kræver mere energi at løse. Så forsøg at skabe rum til at arbejde uden at blive forstyrret. (Og hvis tanken om mælk alligevel popper op, så skynd dig at skrive det ned, så det kommer ud af dit hoved, for så holder din hjerne op med at fokusere mere på det.)
3. Vær konkret når du skrive to-to og planlægger din dag. Brug tidsestimater for opgaverne, både så tiden ikke løber fra dig, men også så du ikke bruger mere tid på en opgave, end du har til den. Bryd større opgaver ned i dele, der hver for sig max tager en time. Så er det nemmere at finde tid og ikke mindst lyst til at gå i gang.
Slug en frø
Marie Litrup har derudover også 3 planlægningsprincipper, som kan hjælpe til en mere effektiv arbejdsdag:
1. Flyttekasseprincippet, som handler om, at man ikke putter alle de tunge (svære og krævende) ting i den samme kasse, fordi den så bliver for tung. Det gælder også opgaver. Fordel de krævende opgaver over flere dage, så er det nemmere at komme i gang.
2. Myldretidsprincippet. Planlæg ikke væg-til-væg møder eller opgaver. Fyld kun din dag 70% af tiden, fordi der hver dag sker uforudsete ting, der tager tid og dermed ødelægger planlægningen, hvis ikke der er sat tid af til det.
3. Frøprincippet. Hvis du skal sluge en frø (gøre noget svært), så gør det om morgenen, så det er overstået. Oversat til arbejdsplanlægningen: Tag den vigtigste opgave først på dagen.
Læs mine tips til planlægning i børnefamilien
Pauser er forudsætningen for effektivitet
I planlægningen af arbejdsdagen skal der også gøres plads til pauser. Marie Litrup mener, at vi skal holde mindst 5 minutters pause hver time i løbet af arbejdsdagen, og en pause er ikke at netshoppe eller se på Instagram. Når vi holder pause, skal vi både væk fra skærmen og væk fra arbejdet.
”Vi skal ikke altid skynde os. Pauser er med til at gøre os effektive. Vi føler, at vi ikke er effektive, når vi holder pauser. Men pauserne er en forudsætning for vores produktivitet på kort og lang sigt,” fortæller Marie Litrup.
Vi føler, at vi ikke er effektive, når vi holder pauser. Men pauserne er en forudsætning for vores produktivitet på kort og lang sigt
En pause kan f.eks. være en hurtig gåtur rundt om bygningen, at se ud af vinduet og lade tankerne flyve, eller en snak med en kollega (om alt andet end arbejde). Vigtigst er det, at vi flytter vores perspektiv og kobler af fra den opgave, vi er i gang med.
Læs om at tage et pauserum i hverdagen
Vi skal gøre tingene på en bedre måde
I et samfund hvor vi hylder travlhed, og hvor der nærmest er lighedstegn mellem hastighed og succes, kan det være svært både at se sig selv som og blive opfattet som ambitiøs, hvis vi står af hastighedstoget. Men Marie Litrup mener ikke, at det hænger sådan sammen:
”Vi skal ikke blive mindre ambitiøse med vores arbejde, men vi skal gøre tingene på en bedre måde”.
Og det er da lige det, vi skal. Så nu skal jeg til at være effektiv med planlægning, overblik og pauser. Hvad med dig?
Om Marie Litrup
Marie Litrup er ejer af TimeWellSpent, hvor hun hjælper professionelle med at få mere tid i hverdagen. Det gør hun blandet andet ved at strukturere arbejdsmetoder og ved at skabe et enkelt overblik over opgaver, som sikrer, at du er i kontrol over din egen tid.
Hun giver også input til at finde en enklere hverdag på sin blog. og så kan du følge hende på LinkedIn.